Тайм-менеджмент. Как научиться управлять своим временем?

Тайм-менеджмент. Как научиться управлять своим временем?

Задумывались ли вы, как так происходит, что некоторым людям хватает времени, чтобы сделать все свои дела, в то время как другие всегда торопятся и нередко не успевают закончить намеченное в срок?
Разве можно сказать, что у первых меньше работы? Нет, вероятнее всего, что они используют свое время более эффективно и продуктивно, чем вторая категория людей.

На самом деле, чтобы расставить приоритеты и организовать себя требуется не так уж и много времени. Тайм-менеджмент сам по себе не сложен, но как же трудно бывает применить его на практике. Но когда вы это сделаете, то увидите, что незначительная хитрость помогла правильно скоординировать день, неделю, месяц. Ваша жизнь пойдет по надлежащему порядку и со временем все встанет на свои места.

Ключ к управлению временем

В чем разница между срочными и важными делами?

Срочные задачи требуют немедленного решения, но то ли вы сами возвели их в ранг срочных, то ли они не имеют такого значения.
Важные же задачи имеют вес и, если вы их не сделаете, то могут быть серьезные последствия для вас или для других людей, вовлеченных в процесс.

matrix

Например:

Ответить на телефонный звонок – это срочно. Если вы не поднимете трубку, то абонент не донесет до вас какой-то информации. Однако это может быть просто автоматизированный голосовой звонок, говорящий о компенсации за неправильно проданную страховку. Это не важно.

Регулярный поход к стоматологу – это важно (или так вам сказали). Если вы не будете посещать стоматолога регулярно, у вас может возникнуть болезнь десен или другие проблемы, связанные с зубами. Но это не срочное дело. Однако если вы отложите визит в долгий ящик, то оно может стать актуальным, так как в будущем появление зубной боли все же возможно.

Забрать детей из школы является как актуальной, так и важной задачей. Если вы не придете в нужное время, ребятишки будут ждать на детской площадке или в классе и при этом они будут беспокоиться о вас.

Прочтение сообщений электронной почты или проверка Facebook не является ни актуальным, ни важным делом. Так почему же вы начинаете день именно с этой процедуры?

Различие между срочными и важными задачами и становится ключом к выбору приоритетов и распределению вашего времени и нагрузок, будь вы дома или же на работе.

При этом важно помнить, что ваше здоровье стоит во главе всего. И просто потому, что у вас много работы совершенно не означает, что делать расслабляющие упражнения и правильно питаться совсем не обязательно. Вы ни в коем случае не должны игнорировать свое физическое и психическое состояние и отдавать приоритет более «срочной» деятельности.

Всему свое место

Для некоторых людей, беспорядок может реально отвлекать от дел и по-настоящему удручать во время их выполнения.
Уборкой можно улучшить и самооценку и мотивацию. Если ваше рабочее место выглядит чистым и аккуратным, то вы быстрее найдете важное решение.
Если у вас висит магнитная табличка на холодильнике со списком дел или специальная доска для прикрепления листочков, то нужно немедленно снять с них все, что уже сделано или избавиться от каких-то ненужных действий. Таким образом, вы сразу увидите, что же необходимо сделать, и у вас будет меньше шансов пропустить что-то действительно важное.

Полезные советы для наведения порядка:

Для начала создайте три стопки: оставить себе, отдать или выбросить.
Оставьте себе те вещи, которые вы хотите куда-либо применить или, если они вам нужны для будущих свершений. Если необходимо, то примите соответствующие меры и добавьте их в список задач.

Подарите, если вы не хотите держать их у себя и думаете, что они пригодятся кому-то другому.

Выбросьте вещи, которые не имеют для вас или для кого-то еще никакой ценности.

Выберите для дел любимое время суток

У всех без исключения есть такие часы, когда работа продвигается с завидной быстротой. Так вот сложные задачи лучше планировать именно на эти продуктивные моменты.

Тем не менее, вы так же должны спланировать и те события, для которых определены временные рамки, например, совещание или поездка в почтовое отделение.
Еще одна подсказка заключается в составлении списка небольших несрочных дел, которые можно совершить в перерыве между заседаниями.

Не откладывайте на потом

Time ManagementЕсли задача действительно актуальна и важна – покончите с ней немедленно.

Если вы начинаете сомневаться или отказываться от выполнения какой-либо работы, то обязательно спросите себя, почему вы это делаете.
Возможно, вас беспокоят вопросы этики, тогда посоветуйтесь с коллегами или менеджером, если это касается работы, а если вы не можете решить по поводу домашних забот, то поговорите с семьей или друзьями. Посмотрите, вдруг есть альтернатива, которая вам понравиться гораздо больше, чем первичный вариант решения проблемы.

Не пытайтесь выполнять много задач одновременно

Как правило, люди, создающие себе многозадачную среду, не очень быстро и хорошо с ней справляются. А все это потому, что мозгу требуется некоторое время, чтобы перераспределить нагрузку.

Гораздо лучше будет закончить одно дело, а потом перейти к другому. Но, если перед вами стоит много различных задач, то не хватайтесь за все, а попробуйте разделить их на аналогичные группы и сделать их последовательно.

Сохраняйте спокойствие

Возможно самое главное в работе – это сохранять спокойствие.

Если вы перегружены делами и чувствуете напряжение после выполнения некоторых из них, то помните, что мир на вас не обрушится. Если вы не в состоянии завершить начатое — оставьте это до следующего дня. Тем более, если приоритеты определены разумно, то вам ничего за это не грозит.

Возвратиться домой и как следует выспаться, будет лучшим вариантом развития событий.
Найдите минутку, чтобы правильно расставить приоритеты и тогда вы обнаружите, что мир существенно измениться и жизнь будет протекать намного легче и приятнее.

Управление временем